En la actualidad gestionar proyectos es todo un reto, ya que todos los clientes quieren tener sus proyecto para ayer! además exigen una calidad impecable y documentación abundante.

Se entiende que un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definidos (normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agrega valor.

Gestionar proyectos requiere disciplina del planeamiento, organización, motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos.

Existen diferentes formas de este tipo de gestión y uno en particular, está llamando la atención en todo el mundo como es SCRUM por su versatilidad, agilidad y buenos resultados en su aplicación. Sin embargo exploremos un poco más el tema:

¿Qué es SCRUM?

SCRUM es un modelo de referencia que define un conjunto de prácticas y roles, y que puede tomarse como punto de partida para definir el proceso de desarrollo que se ejecutará durante un proyecto.

Se podría categorizar como un marco de trabajo o Framework ágil, el cual busca desarrollar un único producto o servicio en un periodo de tiempo determinado, su versatilidad permite aplicar SCRUM a cualquier tipo de proyecto, pero no todos los proyecto requieren SCRUM para ser desarrollados.

Scrum es un framework adaptable, iterativo, rápido, flexible y eficaz que está diseñado para entregar valor al cliente durante todo el desarrollo. El objetivo primordial es satisfacer las necesidades del cliente a través de un entorno de transparencia en la comunicación, responsabilidad colectiva y progreso continuo.

Un equipo SCRUM se dividiría en los siguientes roles:

• El Product Owner/Dueño del producto es la “voz del cliente” y el responsable de desarrollar, mantener y priorizar las tareas en el backlog.
• El Scrum Master es responsable de asegurarse que el trabajo del equipo vaya bien siguiendo las bases de Scrum. Además, se encarga de remover cualquier obstáculo que pueda encontrar el equipo de desarrollo.
• Los Development Team Members/Miembros del Equipo de desarrollo son los encargados de desarrollar cada una de los sprints.

WorkFlow o flujo de trabajo de SCRUM

Planificación del sprint: Antes de comenzar un sprint el equipo debe reunirse, con el objetivo de comunicar e identificar la carga de trabaja para el periodo de tiempo que se va a implementar y si es probable realizarlo.

Sprint: se define como el periodo de tiempo en el cual se desarrolla un trabajo en sí, se recomienda que su duración sea constante y definida en base a la experiencia del equipo. Se puede comenzar con un tiempo prudencial (1,2, 3 semanas) he ir ajustando según los requerimientos del equipo de trabajo, claro está, sin relajarlo demasiado. Al final de cada sprint el equipo entregará los avances y el resultado obtenido podrá ser el producto que será entregado al cliente, siempre y cuando cumpla con las expectativas.

Daily Standup: también llamado SCRUM diario; durante el desarrollo del sprint se realizan reuniones diarias con un máximo de 15 minutos, donde se discute el avance diario y los posibles impedimentos.

Entregables: Si los entregables cumplen con los criterios de aceptación definidos el product owner, los acepta y puede reinicia el ciclo. Una de las ventajas de usar SCRUM es que siempre se está buscando en mejorar por eso es importante siempre al final de cada sprint realizar una reunión de retrospectiva del sprint en la que se analizan los problemas presentados y las lecciones aprendidas.

Revisión del sprint: para un sprint que dura 1 mes, lo recomendable es que la reunión no sobrepase las 4 horas de duración y aquí se presentan los trabajos completados para ser revisados.

Retrospectiva del sprint: luego de la revisión, se lleva a cabo la retrospectiva donde todos los miembros del equipo dejan sus impresiones sobre el sprint recién superado. El propósito de la retrospectiva es realizar una mejora continua del proceso. Esta reunión tiene un tiempo fijo de cuatro horas.

Documentación de SCRUM:

Product Backlog: Es el documento matriz donde se colocan todos los requisitos del proyecto, el cual es redactado de forma genérica para describir las funcionalidades en lenguaje natural utilizado por el product owner y priorizadas según su retorno de la inversión (ROI). en sus principales características está que solo puede ser modificado por el dueño del producto ya que es un documento donde está la totalidad del proyecto y sirve para establecer la línea temporal y la prioridad de las diferentes tareas.

Sprint Backlog: Es un documento donde se describen un subconjunto de requisitos que serán desarrollados en el siguiente sprint. Cabe destacar que los requisitos se subdividen en tareas a las cuales se le asignan ciertas horas de trabajo, sin embargo estas tareas no pueden pasar de 16 horas en su ejecución y si esto llegar a ocurrir, esta tarea se subdividirá para evitar que tarde tanto en ejecutarse, otra cosa que se destaca es que estas tareas no son asignadas sino que los miembros del equipo las escogen de modo que les parezcan más adecuados.

Burn Down Chart: Esta es una representación gráfica y pública del trabajo que se va a realizar, donde se dividen los tiempos y se muestran los requisitos en el backlog del proyecto pendientes al comienzo de cada sprint dibujando una línea que conecte los puntos de todos los Sprints completados, donde se puede ver el progreso del proyecto.

Características de SCRUM

• Gestión regular de las expectativas del cliente: al ser una framework centrado en el cliente donde la comunicación es constante en cada etapa o spring del proceso, esto permite mantener al cliente informado del estatus de su proyecto, permitiendo que este participe de forma regular.
• Resultados anticipados: gracias a la comunicación constante el cliente tiene la opción de verificar en cada sprint como va quedando su producto y dar opiniones para ser aplicadas.
• Flexibilidad y adaptación: al separarse cada etapa en sprints establecidos por el equipo, los cuales tienen un corto periodo de tiempo, hace que los proyectos sean ajustables y amoldables a las necesidades.
• Equipo motivado: al basarse en equipos autogestionables y autodirigidos donde se busca que los miembros se apoyen entre ellos para completar cada tarea asignada en el sprint, esto motiva a los participantes a mejorar cada vez que son entrevistados por el Stakeholder.

Beneficios de usar SCRUM

• Ajustable a cambios: Este framework posee una gran capacidad de reacción ante los cambiantes requerimientos generados por las necesidades del cliente o la evolución del mercado. El marco de trabajo está diseñado para adaptarse a las nuevas exigencias que implican proyectos complejos.
• Reducción del tiempo: El cliente puede empezar a utilizar las características más importantes del proyecto antes de que esté completamente terminado.
• Mayor productividad. Se logra, entre otras razones, debido a la eliminación de la burocracia y la motivación del equipo proporcionado por el hecho de que pueden estructurarse de manera autónoma.
• Maximiza el retorno de la inversión (ROI). Creación de proyectos solamente con las prestaciones que contribuyen a un mayor valor de negocio gracias a la priorización por retorno de inversión.
• Predicciones de tiempos. A través de este marco de trabajo se conoce la velocidad media del equipo por sprint, con lo que es posible estimar de manera fácil cuando se podrá hacer uso de una determinada funcionalidad que todavía está en el Backlog.
• Reducción de riesgos El hecho de desarrollar, en primer lugar, las funcionalidades de mayor valor y de saber la velocidad a la que el equipo avanza en el proyecto, permite despejar riesgos efectivamente de manera anticipada.

Este marco de trabajo fue concebido primeramente para el desarrollo de software, sin embargo sus potencialidades son muchas y ya es usado en diferentes ámbitos de desarrollo de proyectos y en diferentes áreas profesionales.

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