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La gestión de proyectos es uno de los mayores retos en la organización de instituciones actuales, se debe cumplir con los procesos en tiempos establecidos y mantener estándares de calidad.
Por este motivo toda herramienta y documentación es de suma utilidad para apoyar las actividades del gestor de proyectos.
Tabla de contenidos
Es una guía desarrollado por el Project Management Institute (PMI), explica el criterio que debe tener un gestor y las buenas prácticas relacionadas a la gestión, la administración y la dirección de proyectos mediante técnicas y herramientas que permiten identificar más de 47 procesos distintos.
El pmbok es tomado comúnmente como una guía de buenas prácticas, el documento fue desarrollado para ser lo más universal posible para guiar adecuadamente la gestión y dirección de procesos.
Adicionalmente pmbok presenta dos elementos diferentes a otros manuales de organización como son los macroprocesos. Este concepto puede ser un poco complicado de explicar, así que mencionaremos los elementos que lo conforman.
A diferencia de los procesos estándar los macro procesos son solo 5 e incluyen a los 47 procesos, algunos macro procesos son más largos y complejos que otros debido a que están destinados a diferentes fases de la organización en la que se está trabajando.
Se conforma por 2 procesos: Definir un nuevo proyecto o una nueva fase y obtener la autorización necesaria para ejecutar esta nueva iniciativa.
Incluye 24 procesos y está centrado en establecer objetivos y diseñar las estrategias adecuadas para poder volverlos realidad.
Incluye 8 procesos, buscando el adecuado cumplimiento de la estrategia y las acciones definidas anteriormente para cumplir con los objetivos.
Son 11 los procesos que supervisan y evalúan el desempeño del proyecto relacionado.
Al igual que el inicio posee solo dos procesos: El cierre del proceso y la eventual aceptación del resultado obtenido.
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Gestionar los proyectos no son algo que parta de la improvisación de los responsables, es necesario partir de procesos establecidos, herramientas y estándares de esta forma los macroprocesos ayudan a organizar las necesidades que pueden tener cualquier organización, independientemente del rubro.
Todo debe cambiar, primordialmente por las nuevas necesidad que tienen las organizaciones, como la experiencia de los gestores que ha sido aportada para la creación de nuevos procesos.
Las versiones anteriores por ejemplo incluían algo llamado “Gestión del tiempo del proyecto” cambia de nombre a “Gestión del cronograma del tiempo” para ser más específico dejando en claro que aplica al cronograma y no al total del tiempo dedicado al proyecto.
Los riesgos son una constante en las actividades de toda institución, el Pmbok incluye a su lista de procesos varios elementos para poder dirigir, planificar, prever, responder a los riesgos que están presentes en nuestras actividades.
Estos procesos están relacionados entre sí y con los procesos de las otras áreas. Recuerden que todo proceso puede implicar el esfuerzo de varias personas o puede darse de forma individual, dependiendo de las necesidades del proyecto, esta diferencia es mucho más notoria en caso de los riesgos.
Todo proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más
fases del proyecto (Eso es lo que señala el Pmbok) en el caso de la gestión de riesgos hay elementos que serán importantes tanto para considerar la situación del proyecto como la respuesta a los escenario no deseados.
Las 8 etapas inicial que nos aclara la guía de gestión de riesgos son:
Pmbok es una herramienta muy completa y organizada para seleccionar y ejecutar procesos dentro de una organización, tener una lista de procesos que se apliquen a diferentes etapas de nuestra organización es de suma utilidad, así como una serie de requerimientos hará que todos los elementos sigan una forma de trabajo y metodologías que nos llevarán a un mejor desempeño.
Sin embargo por muchas buenas referencias que tenga el Pmbok no deja de ser una herramienta y las herramientas sin profesionales capaces de implementarlas son totalmente inútiles, capacítate como gestor de proyectos y vuélvete valioso para las empresas que requieren guiar sus actividades productivas.
