Cómo gestionar proyectos tecnológicos y no morir en el intento

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Al momento de innovar en un negocio, institución o nivel personal, es primordial conocer todo lo necesario en gestión de proyectos tecnológicos.

Lo anterior se sustenta en que, en la actualidad, la tecnología se ha convertido en el elemento clave del éxito de cualquier empresa.

Por lo tanto, muchas personas creen que por tener cierto conocimiento de TI, pueden desarrollar un proyecto exitoso, lo cual es contrario a la realidad.

La implementación de un proyecto tecnológico implica varios elementos y etapas para que se considere su gestión exitosa con resultados favorables para el negocio.

Es por ello que, tanto las instituciones educativas, como empresas especializadas en el área, se han dedicado a la preparación y captura de talentos.

De esta forma se puede garantizar suficiente mano de obra capacitada y profesionales técnicos con los conocimientos necesarios para la gestión de proyectos tecnológicos.

Las limitaciones que se pueden presentar en la gestión de un proyecto tecnológico están centradas exclusivamente en cómo se desarrolle su implementación, más allá del tipo de tecnología a utilizar.

Por consiguiente, conocer los pasos o etapas y ejecutar cada uno de ellos de forma eficiente y oportuna, representará el resultado deseado al final del proceso.

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¿Qué es un proyecto tecnológico?

En nuestro día a día, siempre estamos realizando proyectos de diferente índole, ya sea económicos, sociales, laborales o de vida.

Pero un proyecto de tecnología o de innovación, debe tener ciertas características particulares que lo definen específicamente.

Es por esto que, en el Blog de Comparar Software, se define como una serie de actividades que se desarrollan de forma ordenada desde un principio hasta su final.

Esta serie de pasos o etapas deben implementar objetivos de creación, innovación o modificación de un producto o proceso tecnológico de forma efectiva.

Limitaciones en la gestión de un proyecto tecnológico

Para todo estudiante que ha logrado su titulación en una carrera, ha tenido que investigar o desarrollar un proyecto para validar los conocimientos adquiridos.

Entre las barreras que se presentan en la implementación de un proyecto tecnológico, como en cualquier otro, se encuentran ciertas limitaciones que en la mayoría de las veces, se escapan de las manos de los especialistas.

Estas limitaciones ponen en claro la gestión del proyecto tecnológico, al situar la realidad del mismo en su contexto.

Entre las principales limitaciones que se pueden encontrar, se mencionan las siguientes:

  • El tiempo. Está estrechamente ligado a la necesidad de la obtención de resultados, lo que implica que muchas veces se desarrollen actividades o etapas sin la debida supervisión o inspección requerida. Esto es motivado también por múltiples factores como la competencia con otras empresas, la obsolescencia de la tecnología existente, o la demanda del mercado al producto o servicio ofrecido.
  • Los recursos. En este tema se consideran tres tipos de recursos: personal técnico capacitado y disponible, la inversión económica y disponibilidad tecnológica. Cada uno  de estos elementos va unido al otro de forma estratégica, y la falta o falla en alguno de estos elementos puede poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
  • Los resultados esperados. Esta limitación estará sujeta tanto a la factibilidad como al proceso de gestión del proyecto tecnológico. Si se implementa un proyecto del cual se espera un resultado inalcanzable o irreal basado en la situación actual de la organización, entonces estaría de por sí, declarado su fracaso, lo mismo pasará si en las etapas no se llevan a cabo las mediciones y controles necesarios.

Por esto, toda gestión de proyecto debe contar con el uso de técnicas y herramientas acordes para su gestión como Scrum, PMP, Design Thinking, entre otras metodologías esenciales para lograr resultados esperados y a tiempo.

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Etapas de un proyecto tecnológico

La consideración clave, para evitar morir en el intento durante la implementación de un proyecto, es llevar a cabo todas las actividades necesarias, en su correcto orden y sin omisiones.

En el caso de los proyectos tecnológicos, el resultado será un producto o servicio intangible, en la mayoría de los casos, que requiere especial atención a las metodologías utilizadas para su gestión.

A continuación se enumeran las etapas de forma consecutiva a su gestión para el logro del objetivo planteado.

1. Detección de las necesidades

Aunque el primer paso, en cualquier iniciativa o actividad, es importante para comenzar su desarrollo; en este caso se debe dar ese primer paso con solidez para no caer en las derrotas anticipadas.

Una sugerencia importante en este tipo de proyecto, es no acelerar la estadía en esta etapa sin hacer todas las indagaciones sobre la factibilidad del proyecto, así pueden realizarse las correcciones u objetivos del proyecto antes de perder tiempo.

Algunas de estas recomendaciones pueden ser:

  • Realizar una exhaustiva investigación de mercado, para saber si está innovando o no, o si lo existente puede ser mejorado con su gestión.
  • Investigue los casos de éxito y, por supuesto, los casos de fracasos para no repetir pasos inadecuados y enfocar sus objetivos.
  • Realiza un análisis profundo del aspecto tecnológico a nivel de hardware y software requerido y existente, para evitar la obsolescencia temprana en la gestión de un proyecto.

2. Planificación del diseño tecnológico

Esta etapa representa poner las cartas en la mesa de todo lo que tienes, cuentas y necesitas, así como los resultados esperados.

Aquí es donde vas a organizar las actividades, acciones, recursos y herramientas, que serán utilizados e implementados en la gestión del proyecto tecnológico.

Es uno de los pasos del proyecto donde el uso metodológico de herramientas y recursos puede lograr que se eliminen fallas sustanciales y se acoplen correctamente tanto procesos como el personal a cargo.

Es por ello que, se debe tener una preparación en el uso de técnicas y herramientas adecuadas en la implementación de proyectos.

Puede considerar las siguientes sugerencias como elementos adicionales para esta etapa.

  • Debe tomar en cuenta la factibilidad del proyecto, comparar los objetivos a lograr con el presupuesto y los recursos, así como con el personal capacitado requerido.
  • En muchos casos, las organizaciones no cuentan con estos elementos, y requieren de especialistas u otras compañías de experticia tecnológica como socios estratégicos.
  • Una vez que se haya logrado la factibilidad del proyecto, se deberá elaborar un plan de acción como parte final de esta etapa, donde se fijan las tareas, responsables y tiempos de ejecución de las mismas.

3. Ejecución del proyecto

Con el plan de acciones escrito y bien definido y, la distribución de funciones y responsabilidades establecidas, solo es cuestión de ponerse en marcha.

Recuerde que si cuenta con personal preparado en metodologías como Scrum, PMP, Design Thinking, podrán sortear fácilmente los imprevistos y nuevas interrogantes que se puedan presentar en la ejecución.

El personal técnico capacitado y especializado en gestión de proyectos tecnológicos sabrá que una falla en una etapa o actividad no significa un fracaso en el objetivo.

La clave de esta etapa radica en mantener al equipo de trabajo animado y motivado. Brindar asesoría oportuna al personal, así como un ambiente confortable para el desarrollo de sus actividades, pueden impulsar un mejor desarrollo del proyecto.

4. Procesos de Control

Esta etapa está diseñada para hacer los ajustes necesarios en la gestión del proyecto durante su etapa de ejecución.

Un especialista en metodologías como Scrum y PMP, puede establecer más fácilmente la detección de esos nudos críticos.

Aquí es donde se tiene que mantener la vista atenta en la revisión del flujo de trabajo y aplicar los cambios necesarios sean necesarios.

Existen herramientas que te ayudan a controlar el proceso. Con un software de gestión de proyectos, no se te escapará ni un detalle.

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5. Cierre del proyecto

En realidad, un proyecto tecnológico no cierra en su totalidad, ya que, se debe tener siempre presente la actualización del mismo para lograr la innovación deseada.

El cumplimiento del objetivo planteado si se considera en esta etapa, como un punto final de la gestión del proyecto tecnológico, pero el mismo puede ser ajustado basado en la explicación anterior.

Es por ello, que este proyecto siempre será la base de investigación en la etapa 1 del próximo proyecto tecnológico como evidencia de éxito o fracaso según sea el caso.

Conclusiones

Es importante considerar que, si no se llega a cumplir con los requisitos del objetivo, se puede fracasar, pero el fracaso también es una manera de aprender.

En este caso, debes analizar muy bien dónde estuvo el problema para poder decidir el volver a iniciar el proyecto o no.

El portal Mondayblog, plantea algunas recomendaciones para lograr eficientemente el cumplimiento de las etapas en la gestión de un proyecto tecnológico.

  • Lograr la conexión adecuada entre cliente-proveedor-usuario final, para poder identificar necesidades y alcance del proyecto.
  • Determinar claramente los objetivos planteados, que sean alcanzables,medibles y, sobre todo, realistas.
  • Especificar en el plan de acción los elementos a entregar y las actividades necesarias para alcanzar los objetivos.
  • Diseñar correctamente el enlace de las actividades, responsables y tiempos de ejecución.
  • El diseño del plan debe contemplar una evaluación de los riesgos y prever los posibles problemas.
  • Presentar el plan de proyecto a las partes interesadas.
24 septiembre, 2021

INGENIO LEARNING: Instituto de Educación Superior dedicado a la investigación y desarrollo de experiencias de aprendizaje significativo intensivas en uso de Tecnología.

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