¿Cómo usar Scrum y Trello para mejorar la productividad?

trello+scrum

Las empresas que trabajan en Software o están motivadas a cambiar su forma de organización por una metodología agile, suelen estar en búsqueda de un software que facilite esta labor, de esta manera Trello se presenta como uno de las herramientas más útiles y que permite a los managers adaptarse a esta forma de gestión.

Scrum y Trello

Anteriormente hemos mencionado los beneficios de Scrum como metodología agile, a través de nuestro artículo: grandes empresas que usan Scrum, puedes comprobar que es un procedimiento útil y eficiente para organizar los procesos productivos en torno al software de una organización.

Independientemente de la funcionalidad, toda forma de trabajo requiere la comunicación efectiva entre colaboradores, por este motivo el  software de administración de proyectos Trello es el más recomendado para trabajar basándonos en Scrum. 

Identifique que su equipo requiera Scrum

Cambiar de forma de aplicación para comunicación y metodología puede generar más problemas de los existentes si usted y su equipo no cumplen con ciertas exigencias, por lo que es necesario auto evaluarse antes de realizar cualquier cambio. 

Correcta definición de objetivos

Scrum parte de un elemento imprescindible: El equipo cuenta con un objetivo específico. Basándonos en esta meta se dividen las tareas entre los miembros del equipo para lograrlo, si las actividades del equipo se encuentra dispersas, o mucho peor, carecen de objetivos específicos, aún no se encuentran preparados. 

Correcta delegación de tareas

Para que Scrum es posible gracias a que las tareas complejas se pueden dividir en trabajos más pequeños y ser delegados sin volver más complejo el flujo de trabajo o que los avances individuales sean incompatibles. 

Pongamos un ejemplo práctico, auditar una red puede ser una tarea compleja y que requiere de diferentes actividades: Definición de objetivos, revisión de objetos físicos (Hardware y cableado), revisión de reglas de firewall, etc. 

Si en su organización poseen escaso personal, al grado en que una sola persona cubre diversas actividades o que el criterio de los ejecutivos es negarse a la división de tareas, su organización no deberían emplear Scrum. 

Improvisación en el trabajo

Scrum permite realizar cambios en el flujo de trabajo basado en la experiencia, siempre priorizando la facilidad del trabajo y el cumplimiento de los objetivos en el tiempo adecuado, si su centro de trabajo se niega a la improvisación o realizan cambios en el flujo de trabajo de forma diaria, no será posible seguir esta estrategia de trabajo. 

Dar y recibir feedback

Además de las pequeñas tareas, Scrum requiere que los profesionales involucrados den y reciban retroalimentación para una mejora constante, pueden ser múltiples motivos los que eviten compartir recomendaciones para la mejora, siendo una constante la poca capacidad de las personas involucradas para poder resumir los eventos y compartirlos para mejorar las operaciones de la empresa.

Introducción a Scrum

Considerando que usted y sus compañeros de equipo están listos para implementar esta forma de organización, usted puede realizar el rol administrativo, por lo menos hasta demostrar su éxito. 

Céntrate en un gran proyecto

Debido a que un elemento vital de Scrum es dividir grandes tareas en actividades pequeñas que juntas hacen grandes contribuciones un  proyecto grande es el terreno de pruebas correcto para probar esta metodología. 

Define “Sprints” 

En Scrum los Sprints es como llamaremos a cada ciclo de trabajo y mejora dentro del proyecto. Los “Sprints” por lo general puede demorar una o dos semanas, describirlos adecuadamente ayuda a los responsables de proyecto a mantener un orden y brinda tiempo de trabajo bien definidos a la persona encargada de desarrollar las tareas en pro del objetivo final.

Describa sus procesos

Los procesos son los términos con los que definiremos una actividad, las más comunes son: “Pendientes”, “En desarrollo” y “Finalizada” pero se suelen incorporar otras dependiendo del flujo de trabajo como “En revisión” o “Pendiente de aprobación” Contar con etapas bien definidas nos ayuda a seguir el flujo de trabajo y realizar iteraciones. 

Análisis en retrospectiva

Al acabar cada Sprint, es necesario que definas un calendario de actividades más importantes, tanto las ya realizadas como las que están pendientes de realizarse. 

Construcción de un backlog 

El backlog puede ser el documento más difícil de construir, ya que es una lista de todas las tareas pendientes. La mejor forma de lograrlo es a través de una lluvia de ideas de tu equipo y consultar la lista de tareas al acabar cada sprint para que este documento no quede en el olvido. 

El correcto seguimiento de un backlog puede ser la mejor forma de comprobar la efectividad de Scrum dentro de su organización.  

Crear listas de Scrum en Trello

Ahora que posees una lista de todas las tareas y el tiempo que conlleva realizar cada una de ellas, debes crear un tablero en Trello con todas estas actividades. 

Como podemos ver la interfaz de Trello se divide en estas columnas, por ello entre diversas plataformas colaborativas, Trello suele ser la predilecta por los Scrum masters.

trello tablero

Gracias a esta interfaz podemos dividir las tareas en “Pendientes”, “En desarrollo” y “Finalizada”, también podemos añadir una 4ta columna de “En revisión” o “Iteraciones”. 

Planificación de Sprints

Los líderes de producto deben realizar una reunión con todo el equipo para definir los Sprints, si bien se está empleando un software las reuniones presenciales siguen siendo necesarias para la planificación. 

Mejora los Sprints con las herramientas de Trello

Las herramientas de Trello no es solo visualizar las actividades en un tablero, posee una serie de herramientas para volver más práctico y ameno el proceso de Scrum. 

Etiquetas 

En un tablero físico se emplean Post-it para describir el estado de una tarea, en Trello las etiquetas cumplen la misma función, puede emplearlas para denotar la categoría del proyecto “Hardware”, “Software”, “Administración de servidores”, etc. 

También es posible usar las etiquetas para facilitar el trabajo del proyect manager es usar etiquetas con el mismo nombre de la columna para facilitar el seguimiento de la tarea.

Etiquetas Scrum

Checklist

Las listas de tarea de Trello no solo permiten desglosar aún más las tareas, sino que permiten que la persona a cargo de la misma emplee mejor su tiempo y cumpla con todas las exigencias de la actividad. checklist trello

Responsables directos

Es posible asignar como “propietario” de una tarea a una persona, esto es particularmente productivo en equipos que requieren de un responsable directo para evitar malentendidos y corregir los errores de los responsables directos. 

Deadline 

Es el tiempo límite que le damos a una actividad, los deadline ayudan a los miembros a gestionar la distribución de tiempo y a los responsables a poder mencionar fechas de entrega concreta. 

Integración con otras herramientas

Trello permite la integración de otras plataformas como Google Drive y Slack, debido a que las organizaciones emplean Drive como forma de almacenamiento principal y Slack como forma de comunicación profesional. 

Conclusiones

Trello posee muchas funcionalidades que permiten trabajar de manera eficiente según la metodología Scrum y a través de su integración con otras herramientas e interfaz intuitiva puede ser la mejor forma de managers de iniciar con esta técnica de gestión.  No te conformes con este tutorial, fortalece tus conocimientos en Scrum.

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6 marzo, 2020

INGENIO LEARNING: Instituto de Educación Superior dedicado a la investigación y desarrollo de experiencias de aprendizaje significativo intensivas en uso de Tecnología.

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