¿Cómo liderar equipos de trabajo remoto con Scrum?

La situación actual ha forzado a las organizaciones a trabajar de forma remota, ampliando la necesidad de una cultura organizacional y método de trabajo organizado. 

En artículos anteriores hemos hablado sobre la importancia del Scrum Master, aplicar trabajo remoto en su organización no es excusa para prescindir de este tipo de puestos que garantizan un trabajo en equipo eficiente. 

¿Qué es un equipo distribuido?

Scrum está diseñado para trabajar por equipos que agrupan profesionales de diferentes sectores, en el caso de equipos distribuidos nos referimos a un equipo habitual de Scrum, la única diferencia es que no se reúnen de manera presencial. 

El funcionamiento de estos equipos descentralizados, representan la importancia del trabajo en grupo y que las coordinaciones pueden realizarse exitosamente fuera de la oficina, de esta manera los equipos distribuidos de Scrum no son solamente un éxito del trabajo remoto, sino una prueba de la funcionalidad del mismo.

¿Por qué elegimos crear equipos de Scrum distribuido?

La razón principal, hasta hace pocos años, era la tendencia: cambiar de personal rápidamente era crucial para las empresas y los equipos distribuidos se consideraban lo último en el desarrollo del lugar de trabajo. 

Actualmente, si continúa la necesidad de teletrabajo y los cambios de personal organizar equipos distribuidos puede volverse una necesidad de las organizaciones, por cubrir plazas de trabajo que no le es posible en esa misma ciudad. 

A su vez, muchas empresas se están adaptando a este nuevo cambio para trabajar con las mejores personas de la industria, independientemente de su ubicación. 

 Aunque este no es un concepto nuevo, se está convirtiendo en un modelo organizativo común, ya que la tecnología está facilitando que los empleados trabajen desde cualquier lugar gracias a aplicaciones como Zoom y Trello

Beneficios del equipo

  • Mejoras en la productividad
  • Reducción de los niveles de estrés.
  • Menos tiempo en el transporte público
  • Mejor equilibrio vida-trabajo
  • Ahorro en costos de transporte

Beneficios para el negocio

  • Reducción de costos en oficina física y papelería
  • Contar con una mayor oferta de talento
  • Personal especializado en la colaboración remota 
  • Mayor nivel de satisfacción y productivos por parte de algunos trabajadores.

¿Quién puede tener equipos distribuidos?

El modelo de equipos distribuidos de Scrum  es la solución adecuada para usted si su empresa pertenece a alguna de estas categorías:

  • Empresas que inician un nuevo proyecto.
  • Busca contratar de manera rápida.
  • Su empresa requiere escalar de forma rápida.
  • A sus equipos actuales les hacen faltan habilidades modernas.

Desafíos del equipo distribuido

Administrar un equipo distribuido no es tan fácil. A pesar de todos sus beneficios, hay muchos desafíos que enfrentaremos al trabajar con equipos remotos. Ahora, veamos algunos de los desafíos y sepamos cómo manejarlos.

Diferentes zonas horarias

Los equipos distribuidos generalmente tienen miembros ubicados en diferentes zonas horarias. Esto significa que programar reuniones podría ser difícil, ya que es complicado elegir un momento apropiado para todos.

La solución habitual es contactar por correo electrónico. Enviando todas sus preguntas a los miembros de su equipo y pidiendo una respuesta sólida, también se debe solicitar que se comparta por el mismo medio, cualquier problema o requerimiento. 

Falta de comunicación

Comunicarse con los miembros del equipo distribuido puede ser desafiante. La falta de comunicación se debe principalmente a diferentes zonas horarias y puede causar retrasos en el trabajo, como también es posible que sus empleados que trabajan de forma remota se sientan solos.

Para superar este reto establezca los canales de comunicación correctos que ayuden a todos a obtener la información correcta en el momento adecuado. Es necesario proporcionar pautas sobre cómo usar cada canal y garantizar que todos comprendan la situación cuando los usen.

Adoptar la cultura de la empresa

Este es uno de los mayores obstáculos, principalmente porque los miembros remotos del equipo tendrán diferentes estilos de comunicación, ética de trabajo, contexto, valores y sus culturas pueden diferir por completo.

Es necesario realizar un seguimiento del cumplimiento de las reglas, políticas de la compañía, comportamiento y actividades. Puede parecer superfluo pero es importante para el trabajo en equipo y el éxito dentro de las actividades que asigne el Scrum Master

Sin la interacción física puede llevar mucho tiempo alinearlos con la cultura de la empresa, siendo recomendable realizar videoconferencias, previa coordinación vía correo electrónico.

Falta de construcción de relaciones fuertes

Es importante construir relaciones a largo plazo con los miembros de un equipo, sin embargo si la comunicación es poco frecuente, el persona puede no construir ninguna relación con los demás miembros del equipo y la empresa. 

Haga público sus preocupaciones y proyectos dentro de la empresa, para que su equipo conozca sus expectativas y también se encuentre motivado a compartir sus ideas. 

Para fortalecer estas relaciones es importante que todos los miembros del equipo tengan acceso a herramientas de comunicación eficaces y potentes como cámaras web y herramientas de videoconferencia para romper las barreras de comunicación.

Consejos para administrar un equipo distribuido

  • Céntrese en los resultados, por encima de los procesos
  • Solicite asesoría para usar el Software de gestión correcto
  • Estudie y comparece con las grandes empresas que aplican Scrum 
  • Haga un seguimiento de actividades diarias y semanales
  • Respete la recomendación Scrum de realizar una reunión pequeña al empezar el día

Scrum Master en un entorno de trabajo remoto

El papel de Scrum Master es crucial en un entorno distribuido porque las relaciones y flujos de trabajo presentan más obstáculos que requieren la atención y esfuerzo.

El Scrum Master puede ubicarse en las oficinas centrales de las organizaciones, como también realizar teletrabajo junto con el resto del equipo.

Presencia de ejecutivos

Es importante tener a los ejecutivos a cargo, o diseñadores de producto, activamente involucrados y comprometidos en una ubicación geográfica a pesar de que el equipo se encuentra en uno o más lugares diferentes. Aun si todo el personal se encuentra trabajando de forma remoto, es necesario que el equipo conozca a sus ejecutivos para generar buenas relaciones de trabajo y no ser considerado prescindible u obviable por la empresa. 

Conclusión

Los equipos distribuidos son el futuro del trabajo. Involucran varios retos para un Scrum Master, pero los beneficios, tanto para la empresa como para los trabajadores, son mayores que la dificultad para realizar este modelo de trabajo. 

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3 mayo, 2020

INGENIO LEARNING: Instituto de Educación Superior dedicado a la investigación y desarrollo de experiencias de aprendizaje significativo intensivas en uso de Tecnología.

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