¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos, tareas y tiempos para alcanzar los objetivos específicos de un proyecto dentro de los parámetros de tiempo, presupuesto y calidad establecidos.

Es una disciplina que combina principios, técnicas y herramientas para llevar un proyecto desde su inicio hasta su conclusión exitosa, asegurando que se cumplan las expectativas de los stakeholders o interesados.

Para hacer esta definición un poco más explícita, te damos el siguiente ejemplo:

Imagina que tienes una gran orquesta frente a ti, con músicos listos para tocar violines, trompetas, tambores y más. Tu trabajo como director no es tocar todos los instrumentos (eso sería imposible), sino asegurarte de que todos los músicos toquen juntos, en el momento correcto y de la manera correcta, para crear una hermosa sinfonía. En el mundo de los negocios, esa «sinfonía» es un proyecto, y los «músicos» son las personas, las herramientas y las tareas necesarias para completarlo.

Fases de la gestión de proyectos

Segun el Project Management Institute (PMI) en su guía el PMBOK, se menciona que todo proyecto se compone de 5 macro procesos esenciales, los cuales son:

1. Inicio:

En esta primera etapa se busca definir y autorizar el proyecto o una fase del mismo, además, se busca determinar si existe algún tipo de retorno (económico o estratégico) con la ejecución del mismo.

Incluye actividades como identificar las necesidades que el proyecto busca satisfacer, definir los objetivos iniciales, y desarrollar una declaración de trabajo preliminar. La finalidad es asegurar que se tenga una visión clara del proyecto antes de proceder.

2. Planificación:

En esta segunda parte, se detalla cómo se realizará el trabajo identificado en el proceso de inicio.

Se desarrolla un plan de gestión de proyecto que incluye la definición del alcance, la planificación del cronograma, la estimación de costos, la planificación de los recursos, la gestión de riesgos, entre otros. Este proceso es fundamental para establecer una ruta clara a seguir durante el proyecto.

3. Ejecución:

Se llevan a cabo las tareas y actividades definidas en el plan de proyecto. Este proceso implica coordinar recursos, gestionar el equipo del proyecto, ejecutar los planes de gestión para las distintas áreas (como calidad, comunicaciones, y proveedores), y asegurar que los objetivos del proyecto se están cumpliendo conforme al plan.

4. Monitoreo y Control:

Este macro proceso abarca todas las actividades necesarias para medir el progreso y el desempeño del proyecto, para asegurar que todo esté alineado con el plan de gestión.

Incluye controlar cambios, monitorear el alcance, los costos, los plazos, la calidad, y gestionar los riesgos. Su objetivo es identificar cualquier desviación respecto al plan y tomar las acciones correctivas necesarias.

5. Cierre:

La última fase del ciclo de vida del proyecto implica finalizar todas las actividades, cerrar todas las fases, contratos y documentar las lecciones aprendidas. El cierre asegura que el proyecto o fase del proyecto se ha completado satisfactoriamente, se han enviado los entregables, y se ha obtenido la aceptación del cliente o usuario final.

Metodologías para gestión de proyectos

En esta disciplina se aplican diversas metodologías para satisfacer las necesidades específicas de cada proyecto y equipo, ofreciendo marcos de trabajo y herramientas para su ejecución efectiva. Entre las metodologías más destacadas están:

• PMBOK: Conjunto de estándares y buenas prácticas del PMI, enfocado en procesos de gestión divididos por áreas de conocimiento.
• PRINCE2: Metodología estructurada que divide proyectos en fases controlables, ampliamente usada a nivel internacional.
• Metodología Ágil: Principios de desarrollo de software que fomentan la adaptación, el desarrollo iterativo y la colaboración, incluyendo Scrum, Kanban, y XP.
• Scrum: Es un marco de trabajo que nace del enfoque Agile y que gestiona tareas en sprints, con roles definidos como Scrum Master, Product Owner y el Equipo de Desarrollo.
• Lean: Enfocada en maximizar el valor para el cliente y minimizar desperdicios, promueve la eficiencia y mejora continua.
• Kanban: Metodología visual que utiliza tarjetas para representar tareas, enfocada en la entrega continua.
• Six Sigma: Busca mejorar la calidad y reducir defectos usando técnicas estadísticas y el marco DMAIC.
• Waterfall (Cascada): Enfoque lineal donde las fases del proyecto fluyen secuencialmente desde la concepción hasta el mantenimiento.

Herramientas para la gestión de proyectos

Existen múltiples herramientas en el mercado para la gestión de proyectos, cada una con características únicas para facilitar la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos, aquí te presentamos algunas de las empleadas:

1. Trello: Basada en el método Kanban, es una herramienta visual que permite organizar proyectos en tableros, listas y tarjetas. Es ideal para la gestión de tareas y la colaboración en equipo, ofreciendo una vista clara del progreso de los proyectos.
2. Asana: Es una herramienta flexible para equipos que buscan organizar sus trabajos, desde tareas pequeñas hasta objetivos estratégicos. Permite la creación de proyectos, asignación de tareas, establecimiento de plazos y comunicación entre miembros del equipo, facilitando la coordinación de proyectos complejos.
3. Microsoft Project: Una de las soluciones más robustas para la gestión de proyectos, ofrece herramientas avanzadas para la planificación, seguimiento y gestión de proyectos. Incluye funcionalidades para la programación de tareas, asignación de recursos, análisis financiero y generación de informes.
4. Jira: Especialmente diseñada para equipos de desarrollo de software, soporta métodos de trabajo ágiles como Scrum y Kanban. Permite planificar, rastrear y lanzar software, gestionar bugs y priorizar tareas dentro de un entorno altamente personalizable.

Por qué estudiar gestión de proyectos

Adquirir estas habilidades es fundamental por las siguientes tres razones principales:

1. Alta demanda en el mercado: La habilidad para dirigir proyectos eficientemente es crucial en el dinámico entorno empresarial actual, haciendo de la gestión de proyectos una competencia muy solicitada en diversas industrias.
2. Desarrollo de habilidades universales: La gestión de proyectos enseña habilidades aplicables en cualquier sector, como planificación, liderazgo y comunicación, esenciales para coordinar esfuerzos hacia objetivos comunes.
3. Oportunidades de carrera amplias: Adquirir conocimientos en gestión de proyectos abren puertas a roles de liderazgo en varios campos y ofrecen el potencial de ascenso a posiciones ejecutivas, además de proporcionar flexibilidad para quienes buscan diversidad en su trayectoria profesional.

Estas son solo algunas de las razones para estudiar gestión de proyectos, pero pueden ser muchas más, como ser un profesional más flexible en cualquier industria, obtener certificaciones que te hacen más atractivo para las empresas, poder competir en mercados internacionales para mejorar tu estatus de vida, obtener mayor satisfacción personal, entre otros.

Dónde estudiar gestión de proyectos en Perú

Como hemos visto hasta este momento, el Project Management, es una habilidad que potencia cualquier perfil profesional, permitiendo ampliar sus habilidades y conocimientos ante un amplio espectro de oportunidades laborales en diversos mercados.

Por ello, en Ingenio Learning, hemos desarrollado un curso de 24 horas de duración, en el que podrás adquirir conocimientos para comprender el rol de los proyectos en la estrategia de la organización, y la manera en que estos se vinculan con la operación así como las herramientas y técnicas para gestionar proyectos con una visión holística e integradora considerando los enfoques del ciclo de vida de proyectos y las buenas prácticas según el Project Management Institute (PMI), la 6ta edición del PMBOK y los marcos de gestión ágil.

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